Un événement virtuel est un événement où une personne assiste à une séance en ligne plutôt qu’en personne. Les événements virtuels pourraient être des conférences en ligne, des webinaires, des séances d’exercice, des leçons de cuisine, des séances de yoga et de danse en utilisant l’un des nombreux outils de conférence ou plateformes sociales disponibles.
Étape 1 : Choisir un canal facilement accessible
Faites savoir à votre auditoire quelle plateforme et quel format vous allez leur offrir, utilisez-en un qui leur permet de rester connectés du début à la fin. Lorsque vous choisissez la bonne plateforme, optez toujours pour celle qui fonctionne bien et qui comprend toutes les fonctionnalités nécessaires dont vous avez besoin. Exemples de fonctionnalités : chat, Q&R, sondages en direct, la possibilité de télécharger des diapositives ou du contenu supplémentaire et beaucoup d’autres qui peuvent transformer votre événement.
Étape 2 : Choisir le bon moment
Comme pour les événements en personne, il faut faire beaucoup d’efforts pour choisir la bonne date et l’heure pour un événement virtuel, peu importe la taille ou la plateforme. Avant de passer à l’étape suivante de la publicité de votre événement, faites quelques recherches et assurez-vous qu’il n’y a pas d’événements concurrents ou de vacances qui pourraient nuire à la participation.
Étape 3 : Annoncer l’événement!
Il est important de comprendre votre population cible et d’utiliser des canaux de marketing efficaces. En utilisant des outils en ligne, vous pouvez atteindre plus de personnes à un coût inférieur, que la publicité traditionnelle. Vous pouvez aussi montrer des guides interactifs comme des tutoriels vidéo sur la façon de s’inscrire à l’événement, comment effectuer des paiements et comment se connecter à la plateforme. Gardez à l’esprit qu’il peut y avoir de nombreux événements virtuels en concurrence pour leur temps, alors assurez-vous de souligner pourquoi le vôtre est pertinent.
Vous pouvez faire appel à une agence création événement Tunisie pour vous aider avec cela.
Étape 4 : Inscrire les participants
Recueillir des données de base sur les participants pour planifier un excellent événement. Utilisez des plateformes comme EventBrite ou même un simple formulaire Google pour suivre le nombre de participants qui pourraient se présenter.
Étape 5 : Créer du contenu intéressant
Les événements virtuels s’appuient sur du contenu, assurez-vous d’organiser du contenu consommable, de le présenter de la façon la plus simple possible et d’en assurer l’engagement.
Tout comme lors de la planification d’un événement physique, vous devez vous mettre dans le travail pour dessiner, engager et donner de la valeur à votre public. Ce qui nous amène à notre prochaine zone;
6. Demander à un modérateur de surveiller la conduite en ligne
Le respect de la « nétiquette » et du décorum pendant un événement virtuel est essentiel pour maintenir l’ordre. Bien que les participants virtuels indisciplinés ne soient fréquents que lors d’événements virtuels gratuits et ouverts à tous, vous devriez tout de même inclure un modérateur dans votre équipe pour répondre aux questions, résoudre les conflits ou gérer les comportements perturbateurs.
7. Se préparer à toute difficulté technique
Tout comme dans les événements en personne, vous devriez également vous préparer aux urgences lors d’événements virtuels. Et comme cela se produit principalement en ligne, vous devriez être prêt à gérer les problèmes techniques que votre personnel de gestion, les conférenciers et l’auditoire peuvent rencontrer pendant l’événement virtuel.
8. Effectuer une évaluation après l’événement
Et enfin et surtout, effectuez une évaluation numérique post-événement. L’évaluation de votre événement virtuel vous permet de déterminer si vous avez atteint ou non vos objectifs, quels aspects doivent encore être améliorés et ce que vous pouvez améliorer lors de votre prochain événement virtuel. Étant donné que l’organisation d’événements virtuels est encore nouvelle pour la plupart des organisateurs d’événements, l’évaluation post-événement est nécessaire à la croissance et à l’apprentissage.
