Entreprise : pourquoi dématérialiser et comment faire ?

En 2024, dématérialiser les documents n’est plus une simple tendance, c’est une obligation. En effet, toutes les entreprises doivent être en mesure d’émettre et de recevoir des factures par voie électronique. Mais au-delà de l’aspect obligatoire, d’autres paramètres sont à considérer.

Pourquoi dématérialiser les documents ?

À l’ère du numérique, l’utilisation de documents numériques est chose courante dans la vie quotidienne. Étonnamment, dans le cadre professionnel, cette pratique est encore récente, du moins pour certains documents.

La conformité légale

En France et dans d’autres pays de l’Europe, la dématérialisation est encouragée par le gouvernement. Et pour cause, cette démarche présente de nombreux avantages, dont la lutte contre la fraude fiscale et l’accélération des démarches administratives. Pour chaque type de documents à dématérialiser, factures ou bulletins de paie, il y a des normes spécifiques à suivre. Il est donc dans l’intérêt des entreprises de s’y conformer.

Les avantages des documents dématérialisés

Outre les institutions gouvernementales, la dématérialisation présente aussi des avantages pour les entreprises.

Meilleure gestion de l’information :

Un des problèmes des documents papier est l’organisation. Il peut s’avérer complexe de retrouver un document spécifique dans des classeurs et des archives, surtout avec un volume de documents conséquent. Avec une archive numérique, la recherche de documents est plus rapide. Cela permet de répondre plus rapidement à la demande de la clientèle et au partage de documents au sein de l’entreprise.

Gain de place et d’espace de stockage :

Pour des raisons juridiques, les entreprises ont l’obligation légale de conserver certains documents sur une longue durée. Or, selon la taille et le secteur d’activité, la paperasse peut représenter une grande charge en termes de place. Avec les documents numériques, le problème d’entreposage n’est plus court. Les données peuvent être stockées sur différentes solutions de stockage et d’archivage. 

Économies financières :

La dématérialisation a aussi le vent en poupe du fait que cette démarche permet de faire de conséquentes économies pour les entreprises. Effectivement, les documents numériques permettent d’économiser sur le budget d’impression. Moins d’impressions signifient moins d’approvisionnement en papier et en cartouches d’encre. En plus de l’économie en argent, cela favorise le respect de l’environnement (moins d’empreintes carbone).

Amélioration de la productivité

L’utilisation des documents papier génère des tâches répétitives sans de réelles valeurs ajoutées. Cela inclut notamment l’ouverture des lettres, le tri, l’envoi, etc. Avec les documents numériques, vous supprimez ces étapes pour vous concentrer sur des tâches plus importantes et urgentes.

Sécurité des données

Comment authentifier un document ? Les données numériques disposent de plusieurs options de sécurisation pour lutter contre la fraude ou la falsification. Vous pouvez crypter le document, ajouter une signature électronique et le conserver dans un coffre-fort virtuel. Toutes ces mesures permettent de lutter contre la perte ou le vol de documents et d’assurer la valeur légale.

Comment dématérialiser ses documents ?

Pour dématérialiser les documents, vous avez besoin de plusieurs éléments.

Équipement pour numériser

Pour passer du format papier au format fichier, vous avez besoin d’un périphérique de numérisation. En général, il s’agit d’un scanner bureautique ou d’un copieur multifonction. Ce type de périphérique permet de capturer l’image du document pour ensuite la convertir en fichier numérique. Brother, Epson, Canon, Fujitsu, vous trouverez sur le marché plusieurs choix de marques et de modèles.

Logiciel de numérisation OCR

Afin d’extraire le contenu d’un document papier, il faut un logiciel OCR ou de reconnaissance optique de caractères. Cette technologie permet de convertir le texte issu d’un document papier en format numérique éditable. Certains périphériques de numérisation disposent déjà d’un logiciel OCR intégré. Toutefois, pour obtenir la meilleure qualité de numérisation, équipez-vous d’une solution logicielle externe.

Système de gestion documentaire

Pour organiser, stocker et partager les documents numérisés, vous avez besoin d’un outil dédié. Dans le jargon, cet outil est appelé logiciel de GED (Gestion Electronique des Documents). Parmi les références sur le marché, il y a Microsoft SharePoint et DocuWare. En plus de la dématérialisation et de l’archivage, cet outil assure la gestion du flux et de la sécurisation des données. Selon le secteur, d’autres outils peuvent s’ajouter à la liste d’un projet de dématérialisation.