Vous souhaitez bénéficier de services administratifs aux entreprises, mais vous hésitez entre embaucher une équipe en interne ou faire appel à une agence d’externalisation ? Ce n’est pas évident de faire le bon choix, pourtant, les tâches administratives sont vitales pour le bon fonctionnement d’une société. Pour avoir des réponses et des informations sur ces questions, voici 4 bonnes raisons de faire appel à une agence spécialisée dans l’assistance administrative !
4 bonnes raisons d’externaliser sa gestion administrative
En faisant appel à un prestataire spécialisé dans le soutien administratif aux entreprises, vous bénéficierez d’une solution souple et adaptée, quels que soient vos objectifs :
1) L’externalisation de la gestion administrative pour faire des économies
Embaucher une équipe interne dédiée au service administratif va représenter une charge fixe pour votre entreprise. Par contre, si vous faites appel à un prestataire externe, vous vous concertez avec lui, avant le début des missions, du temps qu’il va consacrer à votre projet. Ainsi, vous ne payez que les tâches effectuées, ce qui vous offre une certaine flexibilité.
2) Un service administratif aux entreprises pour bénéficier d’une expertise
La gestion administrative n’est pas quelque chose qui s’improvise. Cette une affaire très délicate. Vous avez peut-être déjà pensé à déléguer cette mission à certains de vos collaborateurs ? Pourquoi pas, mais sont-ils à l’aise avec le traitement et la saisie de données ? Maîtrisent-ils la modération web et le community management ? Connaissent-ils les bases de la transcription audio ? Possèdent-ils des connaissances en matière de rédaction de contenu web ? Certainement pas ! Une agence d’externalisation spécialisée dans l’externalisation administrative compte plusieurs experts qui sauront vous offrir des prestations de qualité.
3) Prestations sur mesure
Si vous avez une TPE, ce n’est pas facile de mettre en place une équipe entière uniquement dédiée à la gestion administrative. Dans le cas d’une PME, votre activité n’exige peut-être pas une assistance administrative tout au long de l’année. En faisant appel à une agence d’externalisation, vous pouvez bénéficier de services à la carte.
4) Des services d’externalisation pour se recentrer sur son cœur de métier
En externalisant vos tâches administratives, vous allez déléguer des missions répétitives qui « plombent » votre activité. En effet, n’oubliez pas que les activités comme la saisie comptable, le standard téléphonique, le traitement de données en ligne, le community management et la gestion d’email sont extrêmement chronophages. En faisant appel à un prestataire extérieur, vous pourrez ainsi vous recentrer sur votre cœur de métier, ce qui représente un gain de temps considérable.
Externalisation de gestion administrative : quid des inconvénients ?
Vous l’aurez compris, déléguer la gestion administrative de votre entreprise offre une multitude d’avantages. Cependant, ce processus présente également quelques inconvénients :
- Perte de maîtrise de l’image de l’entreprise
- Mauvais choix de prestataire qui peut engendrer des services de mauvaise qualité
- Perte de confidentialité
- Backsourcing impossible
Comment externaliser les tâches administratives d’une entreprise ?
La première chose à faire est de prendre contact avec plusieurs agences d’externalisation. Vous pourrez ainsi comparer et analyser chaque devis proposé. Cela vous permettra d’ailleurs de trouver le service en adéquation à votre budget, voire de bénéficier d’un prix attractif. Dans tous les cas, n’hésitez pas à négocier en amont avec les prestataires afin que l’enveloppe que vous engagerez soit rentable.
Enfin, n’oubliez pas de leur demander quelques références afin de vérifier leur expertise en matière de soutien administratif aux entreprises.
Vous connaissez désormais les grandes lignes de l’externalisation administrative. Le succès de ce processus est tributaire de la sélection du prestataire. Vous ne pourrez bénéficier des avantages cités ci-dessus que si vous faites le bon choix. Ainsi, pour ne pas se tromper, n’hésitez pas à recourir à la technique du bouche-à-oreille et vérifier les avis en ligne.
